Esta acción es un avance significativo hacia una administración más eficiente, transparente y accesible, que busca transformar la gestión pública y mejorar la calidad de los servicios para la comunidad sancarlina.
Desde el 5 de mayo de 2025, la Municipalidad de San Carlos ha comenzado a ejecutar el proceso de digitalización y «Cero Papel», como parte de la Ley 21.180 de Transformación Digital, con la implementación de herramientas digitales para la gestión de documentos, facilitando los trámites administrativos y mejorando la interacción entre el Municipio y los ciudadanos.
Gracias a esta iniciativa, en el primer mes se ha logrado ahorrar más de 145.000 hojas de papel, equivalentes a 288 resmas de papel. Esto ha representado un ahorro de 1.100.000 pesos en papel y 1.000.000 de pesos en tinta, con un ahorro que anual proyectado que podría ser de $26.400.000. Gracias a la implementación de esta plataforma, procesos y documentos que antes tomaban hasta dos semanas para ser completados, ahora pueden ser gestionados y resueltos en tan solo una mañana. Este cambio ha optimizado notablemente el tiempo de respuesta.
La implementación del sistema Cero Papel comenzó con un trabajo previo desde marzo, en colaboración con la consultora Zecovery, encargada de adaptar los documentos municipales a las normativas vigentes.
Para preparar al personal, se definieron 4 perfiles clave: administradores, oficiales de parte, secretarias y funcionarios, quienes recibieron capacitación de 2 meses. Además, se dispuso una plataforma demo que permitió a los usuarios familiarizarse con el sistema y detectar posibles mejoras.
El alcalde Rubén Méndez destacó que la implementación de Cero Papel es un «hito histórico para la administración», agradeciendo el compromiso de los funcionarios en el proceso de transformación digital. «Este proceso refleja nuestra visión de un gobierno más ágil y accesible, orientado a mejorar la calidad de los servicios para nuestra comuna», señaló.
Susana Méndez, coordinadora del proceso, comentó sobre el volumen de documentos gestionados: «Con 11.424 documentos generados, hemos transformado la manera de interactuar con la administración. Este sistema mejora la eficiencia interna y facilita el acceso rápido y seguro a la información.»
Hernán Millán, secretario municipal, destacó la mejora en la rapidez de los procesos y el ahorro en materiales: «El sistema ha optimizado el manejo de documentos, reduciendo el uso de papel, tinta y los costos de reposición de impresoras. Además, la disposición de los colegas para resolver inconvenientes ha sido excelente.»
El sistema está en modo de producción desde el 5 de mayo, con 12 documentos disponibles y la interoperabilidad con DocDigital y FirmaGob. En 2 meses, el proceso ha generado 11.424 documentos, destacando los más utilizados: Hoja de envío con 3.536 documentos, Certificados con 1.824 documentos, Memorándum con 1.785 documentos
Las Direcciones más activas en el uso de la plataforma han sido: Secretaría Municipal con 4.079 documentos, Dirección de Servicios Traspasados (DESAMU – Cementerio) con 2.483 documentos, Dirección de Desarrollo Comunitario con 2.417 documentos En los primeros dos meses del proceso, la Secretaría Municipal ha generado 4.079 documentos, representando el 35% del total de documentos gestionados, destacándose como la dirección más activa.
